Çorlu Arşiv Müdürlüğü, dijital hizmetlerini sürdürüyor

Çorlu Belediye Başkan Yardımcısı Oktay Çolpan, Çorlu Belediye Meclisi'nin aldığı karar doğrultusunda 2016 yılında kurulan ve 2017 yılında faaliyetlerine başlayan Arşiv Müdürlüğü'n

GÜNDEM 23.07.2020 15:51:00 0
Çorlu Arşiv Müdürlüğü, dijital hizmetlerini sürdürüyor

 

Belediye Başkan Yardımcısı Oktay Çolpan, Çorlu Belediyesi Arşiv Müdürlüğü'nün 900 metrekare alan üzerine kurulduğunu belirterek, 700 metrekarelik bölümde fiziki arşiv alanı, dijital arşiv alanı (elektronik belge yönetim sistemi) ve ekspertiz hizmet alanı yer aldığını söyledi.

 

DÜZENLİ OLARAK DİJİTAL ORTAMA AKTARILIYOR

 

Çolpan, “Fiziki arşiv alanında 26 bin 250 adet 14 cm, 24 bin 400 adet 8 cm'lik klasör kapasitesi bulunuyor. Ekspertiz firmalarının gayrimenkul değerlemeleri  için dosya incelemeleri müdürlük bünyesinde yapılıyor. Şu anda Arşiv Müdürlüğü bünyesinde 90 adet aktif gayrimenkul değerleme firmasına hizmet verilmekte, ödemeler inceleme sonrasında online olarak tahsil edilmektedir. Kurulduğumuz günden bugüne toplam 8 bin 250 adet, 2020 yılının ilk yarısında bin 600 adet ekspertiz incelemesi yapılmış durumda. Fiziki arşiv alanımızda 26 bin 250 adet 14 cm, 24 bin 400 adet 8 cm'lik klasör kapasitesi bulunurken, 2020 yılı Haziran ayı itibariyle Arşiv Müdürlüğü bünyesinde belediyemizin müdürlüklerine ait toplam 25 bin 693 adet arşivlik klasör yer alıyor. Dijital arşiv bölümümüzde ise 2020 yılı Temmuz ayı itibariyle toplam 1.700.000 belge taranmış ve sistem üzerinde akıllandırılmış olarak bulunmaktadır. Müdürlükler tarafından üretilen günlük evraklar her gün düzenli bir şekilde toplanarak dijitalleştirilmekte ve dosyalanmaktadır” ifadelerini kullandı.

 

 

GÜNLÜK OLARAK GÜNCELLENİYOR

 

Yazı İşleri Müdürlüğü'ne ait 3 bin 817 adet Encümen Kararı, Emlak İstimlak Müdürlüğü'ne ait 25 farklı türden 2 bin 904 belge, yapı dosyalarına ait farklı türden bin 700'den fazla belge ve Zabıta Müdürlüğü'ne ait sıhhi, gayri sıhhi ve umuma açık müessese evraklarının işlemlerinin günlük olarak güncellendiğini belirten Çolpan, “Belediyemiz müdürlüklerinde üretilen arşivlik malzemeler her yıl düzenli olarak standart dosya planı ve saklama sürelerine göre  müdürlük bünyesine alınmakta, gelen arşivlik malzemeler dijitalleştirilerek fiziki arşiv alanında yerini almaktadır. Günlük olarak gelen evraklar ve A0 projeler dijital arşiv bölümünde standart dosya planına uygun olarak son teknoloji cihazlarla elektronik belge sistemine dijital olarak aktarılmaktadır” dedi.

 

Haber / Ruşa ELMA